EDMS Nedir?
EDMS (Electronic Document Management System), Türkçe karşılığı ile Elektronik Doküman Yönetim Sistemi olarak da bilinen ve işletmenizin belge yönetimini gerçekleştirebileceğiniz yazılımlardır. Belgelerinizi düzenleyebilir, toplayabilir ve depolayabilirsiniz. EDMS, hem dijital verilerinizin düzenlenmesinde ve saklanmasında hem de kâğıt belgelerin saklanmasında ve saklanmasında yardımcı olur. Özel bir belge yönetim sistemidir. Kâğıt belgelerinizi tarayarak dijital ortama taşıyabileceğiniz gibi belgelerinizi direkt olarak dijital olarak da oluşturabilir ve düzenleyebilirsiniz. Çok sayıda dijital belgeyi merkezi bir konumda depolamaya olanak tanır.
İçerik yönetim sistemleri ile ortak yönleri bulunsa da doküman yönetim sistemleri birçok yönden içerik yönetim sistemlerinden ayrılırlar. Doküman yönetim sistemi, daha çok belgelerin arşivlenmesi için kullanılır. Dijital belgeler için bir sınıflandırma yapabilir ve ayrıntılı işlemler yapabilirsiniz. Arşivlediğiniz dijital belgelere birkaç anahtar kelime yardımı veya birkaç konu araması ile kolayca ulaşabilirsiniz. İşletmeler için bilgiye istenilen zamanda ulaşmak oldukça önemlidir. Kritik öneme sahip belgelere, EDMS ile kolayca erişebilir ve belgelerinizi yönetebilirsiniz. İşletmenizdeki iş akışlarını kontrol etmenizi de sağlarlar.
Neden bir EDMS’e ihtiyacınız var? Birimler arası veya yöneticilerden onay bekleyen belgelerinizin daha hızlı onay almasını, EDMS ile sağlayabilirsiniz. Sistem üzerinden yetkilendirme yaparak projeniz için sorumlu kişinin onayını alabilirsiniz. Standart bir onay prosedüründe ya kâğıt belgeler üzerinden imzalama işlemi gerçekleştirilmesi veya e-posta yoluyla belgenin gönderilip karşı tarafın o belgeyi indirmesi, yazdırması, imzalaması ve tekrar taratıp e-posta yoluyla size iletmesi gerekecektir. Dijital ortamda ise tek bir onay penceresi ile belge için gerekli onayı verebilirsiniz. Böylece iş akışınızda gereksiz zaman kaybı önlenmiş olacaktır.
Belgeleriniz daha güvenilir bir ortamda saklanabilir. Bulut tabanlı sistemler, belgelerinizi web üzerinde sunucularda saklayarak hem dilediğiniz an ulaşmanızı sağlar hem de silinme ihtimaline karşı verilerinizi korumanıza yardımcı olur. Belgeleriniz yedeklenebilir ve kurtarılabilir.
Belgelerinizi bir EDMS ile yönetmenizin en büyük avantajlarından bir diğeri ise kuşkusuz tüm belgelerinizi aynı yerde ve kolayca ulaşılabilir bir yerde tutmaktır. Ekibinizin veya diğer ekiplerin tümü belgelerinize yetkisi dâhilinde kolayca erişebilir. Tüm kayıtlarınızı kontrol altına almak için siz de işletmeniz için EDMS’i tercih edebilirsiniz.
EDMS’nin İşletmeniz İçin Sağladığı Kolaylıklar Neler?
Çağımızda yaygın olarak kullanılan belge yönetim programlarından bir tanesi MS Excel’dir. Kullanıcılar için birçok kolaylığı beraberinde getirse de Excel dosyaları günümüzün iş şartları için yetersiz kalmaktadır. Kişiye bağımlı bu programlar, sadece bir kişi için avantajlı gözükse de ekip işlerinde veya o belge üzerinde birden fazla kişinin düzenleme yapması gerektiğinde çeşitli problemleri beraberinde getirebilir. Her kişi, farklı formatlarda, kolonlarda ve satırlarda çalışacaktır. Standart Excel komutları yetersiz gelebilir veya yanlış hesaplamalar yapılabilir. İlave makrolara ihtiyaç duyulabileceği gibi virüsler ve verilerin silinmesi gibi istenmeyen durumlar söz konusu olabilir. Bütün bu sorunlar performans sorunlarına yol açacaktır. Web tabanlı EDMS sistemleri, veri büyüklüklerinden etkilenmeksizin yüzlerce kullanıcının aynı anda çalışabileceği sistemlerdir. Web sunucularında barındırılarak veri güvenliği ve yedekleme işlemleri temel özellikler arasında yer almaktadır. İnternetinizin ve tarayıcınızın olduğu her yerden verilere ve belgelere kolayca erişebilirsiniz. Projelerinizi gözlemleyebilir ve yürütebilirsiniz.
Sistem üzerinde hesaplamalarınızı kolayca yapabilir, anlık izlemeler gerçekleştirebilir ve süreçlerinizi etkili bir şekilde yürütebilirsiniz. Size bir planlama sistemi kazandıracak olan bu yazılımlar, maliyet yönetiminizi ve analizlerinizi de kolaylaştıracaktır. Hızlı çözümler ile şirketinizin farklı birimleri arasındaki koordinasyon da sağlanmış olacaktır. Satın alma ve tedarik sistemleri, şantiye yönetim sistemleri, maliyet kontrol sistemleri ve planlama sistemleri ile birleşen doküman yönetim sistemleri, işletmenizin verimliliğini arttırmak için size yardımcı olacaktır. SmartRise, doküman yönetimi konusunda işletmeniz için gerekli tüm özellikleri içerisinde barındıran gelişmiş bir yazılımdır. Siz de gelişmiş EDMS özelliklerine sahip SmartRise çözümlerini tercih edebilirsiniz.
