Doküman Yönetimi Nedir? Nasıl Yapılmalıdır?
Doküman yönetimi nedir? En genel anlamıyla doküman yönetimi, belgelerin saklanması veya alınması olarak tanımlanır. İşletmeler ve kurumlar, doküman yönetimleri olmasa dahi sürekli olarak belgelerle işlem yaparlar. Belgeler geçmişe yönelik inceleme yapıldığında kâğıt ağırlıklı olsa da, günümüzde elektronik formdaki belgelerin artış gösterdiğine rastlayabilirsiniz. Doküman yönetimi, ilk bakışta basit bir eylem gibi gelebilir fakat belirli bir düzene oturtulması ve bu düzenin sağlam temellerle devam etmesinin sağlanması gereken bir dizi kontrollerdir.
İnşaatlar için doküman yönetimi ne anlama gelir? İnşaat doküman yönetimi, bir proje yöneticisinin günlük faaliyetlerdeki en sıkıcı ve zaman alıcı görevlerinden biridir. Can sıkıcı ve zaman alıcı olmasının yanı sıra, aynı zamanda önemi de artan bir konudur. Etkin ve verimli belge kontrolleri, herhangi bir inşaat projesi için oldukça önemlidir. Belge yönetimin yapılmaması halinde projelerin zaman ve bütçeyle konusunda sıkıntıya düşeceği kesindir.
Doküman yönetiminin iyi bir şekilde yapılması, projenin takibi açısından oldukça önemlidir. Geçmişe yönelik çalışmalar ile proje ilerleyişi hakkında daha net kararlar vermenize yardımcı olacak adımlar izleyebilir ve yeni stratejiler belirleyebilirsiniz. Olası riskleri öngörebilir ve hataların önüne geçebilirsiniz. Projedeki ilerlemenin yanı sıra, işçi haklarını ve firma haklarını koruyan belgeler de önemlidir. Yapılan sözleşmelerin veya önemli bazı belgelerin iyi bir şekilde düzenlenmesi ve muhafaza edilmesi gerekir. Tüm bunlara ek olarak, teknolojinin sağladığı faydalardan yararlanmamak, sizi yavaşlatacaktır. Birçok müteahhit veya proje yöneticisi, kalem ve kağıt yerine dijital ve bulut tabanlı sistemlere geçmiştir. Belge yönetimi için geliştirilen yazılımlar bu konuda, inşaat firmalarının en büyük yardımcılarıdır. Ayrık belge yönetimleri yerine, tek bir ekranda toplanmış olan belgeler, olası riskleri önemli bir ölçüde azaltıyor.
Doküman Yönetimi Zorlukları Neler?
Sözleşmeler, proje uygunluk belgeler, çizimler ve inşası yapılacak yapının teknik özellikleri dahil olmak üzere birçok doküman, projenin plana göre yürütülmesini kolaylaştırır. Modern inşaat projelerinde bile doküman yönetiminin birçok zorluğu olduğu söylenebilir. Bu zorluklar;
Belge Kontrol Sorunları: Dokümanlar üzerinde yapılan revizyonlar, dokümanların farklı versiyonlarını ortaya çıkarır. Aynı belgeler ile çalışan birçok ekip, yeni belgelerin farkında olmayabilir veya bu belgelere hemen erişemeyebilir. Eski belgelere ulaşılması ise birçok hatayı beraberinde getirecektir. Belge kontrol sorunlarını aşmak için bulut tabanlı yazılımlar tercih etmek, işinizi kolaylaştıracaktır.
Erişilebilirlik Sorunları: Doğru kağıt ve belgeler bulunsa bile bu durum, çok fazla zaman alacaktır. Dijital çözümler faydalı olabilir ancak nasıl bir yol izlendiği ve nasıl bir çözüm geliştirildiği de önemlidir. İnternet üzerinden yapılacak çevrimiçi işlemler daha faydalı olacaktır.
Güncelleştirme ve Belge Değiştirme Sorunları: Belgelerin üzerinde yapılacak değişiklikler ve güncellemelerin kağıt üzerinde oldukça zorlu olabileceğini artık biliyorsunuz. Yapılacak değişikliklerin bilgisayar ortamın yapılması da tek başına bir çözüm olmayacaktır. Doğru bir yazılım ile herkesin erişebildiği ve tek bir veri kaynağının olduğu sistemler, işinizi kolaylaştıracaktır.
Harcanan Zaman: Tüm doküman yönetimi sorunsuz bir şekilde yapılabiliyor bile olsa, zaman sizin için en büyük kayıp olacaktır. Zaman yönetimi yapılamadıkça, belge yönetimi büyük ölçüde anlamsız olacaktır. Gecikmeler, projenin akışını ve maliyet kontrolünü zorlaştıracaktır.
Merkezi Bir Doküman Yönetimi
Tek bir platformdan yönetebileceğiniz belgeler, işinizi büyük ölçüde kolaylaştıracaktır. Tek bir bilgi kaynağı ve bu bilgiye herkesin kolayca erişebileceği bulut tabanlı bir yazılım, sizi rakiplerinizin bir adım önüne çıkaracaktır. Büyük verilerinizi kontrol edebileceğiniz ve otomatikleştirebileceğiniz yazılım çözümlerine ulaşmak zor değil. SmartRise, tek bir doğru veri kaynağı sağlayan ve kolay bir ekran ile yönetebileceğiniz bir sistemdir.
