Raporlama Kültürü Nedir? Nasıl Geliştirilir?

 

Teknoloji, geleneksel yöntemler ile birleştirildiğinde bilgiye ve takiben başarıya ulaşmak bir o kadar kolay olacaktır. Bunun en iyi örneği ise inşaat sektöründe kullanılan raporlama kültürünün (günlük raporlama defterinin) dijital hâle getirilmesidir. Başlangıç olarak raporlama kültürünü tanımak gerekir. Yıllardır bu işin içerisinde bulunan kişiler bilir ki, bir projenin başında doğru maliyet hesaplamaları yapmak en önemli unsurlardan bir tanesidir. Gereksiz malzeme kullanımından kaçınmak ve sözleşme dışına çıkmamak için birçok hesaplama yöntemi geliştirilebilir. Hesaplamaların yapılabileceği basit programlar bulunmaktadır. Excel en çok kullanılan fakat yetersiz kalan programlardan bir tanesidir. Bunun yanında bir inşaat keşfi gerçekleştirmek ve yaklaşık maliyeti çıkarmak için özel bir tablo oluşturmanız gerekebilir. 

Raporlama kültürünün diğer parçaları arasında; “aydınlatma hesabı, çelik metraj tablosu, iş programı, günlük faaliyetler, hak ediş programları, malzeme maliyetleri, kübaj cetveli, metraj cetveli ve yeşil defter, ince işçilik ve kaba işçiliğe dair iş programı, keşif cetvelleri, sözleşme takibi” gibi birçok detay bulunur. Bunlar için zaman harcamak bir yana, özel tablolar oluşturmanız gerekebilir. Bütün bunların yanı sıra günlük raporları oluşturmak için tüm bu verileri özetleyen bir tablo oluşturmak ve tek bir raporda birleştirmeniz yorucu ve zor olacaktır. Bu raporların kişiye özel oluşu ve başka kimsenin dâhil olamayışı ise ayrı bir sorun olarak ortaya çıkmaktadır. 

Birçok zorluğun ve iş yükünün bulunduğu bu raporlama sistemini geliştirmek veya daha kolay bir hale getirmek mümkün. 

 

 

 

Şantiye raporlama kültürünüzü geliştirmek için teknolojiden yararlanmak en büyük avantaj olacaktır. İyi bir raporlama yapabilmek için bilgi ve veri akışının olabildiğince hızlı ve ulaşılabilir olması önemlidir. Gelişmenin anahtarı esasında, verilere ulaşmadaki hız ve verileri minimum hata ile değerlendirebilmektir. Şantiye yönetim yazılımları, bütün bu işlemleri gerçekleştirmeye yardımcı olmaktadır.

Hangi mahalin bittiğini takip etmek en büyük sorunlardan bir tanesi iken anlık takip sistemi ile artık bir sorun olmaktan çıkmaktadır. Puantaj işlemlerine dair karmaşık hesaplamalar için yine yazılımlar içerisinde birçok işlemi kolaylıkla gerçekleştirebiliyor olmak, en büyük avantajlardan bir tanesidir. Maliyetlerin takibi için de geliştirilmiş grafikler ve veriler sunan şantiye yazılımı, tekliflerinizi hesaplamanız için yardımcı olur. Mühendislerin veya şantiye şeflerinin günlük raporlamaları için kullanabileceği tüm bu sistemlere ilgili personelin veya yöneticinin erişiminin kolaylığı artı olarak değerlendirilebilir. Sağlanan bu kolaylık sayesinde, projenin ilerleyişi de bir hayli hızlanacaktır. Bunlara ek olarak, önem arz eden problemler ve bu problemlere dair çözümler de şantiye yazılımı ile gerçekleştirilebilir. “Şantiye günlük raporunda çalışanlara dair bilgiler, malzeme girdileri ve çıktıları ve hava durumu” gibi ayrıntılar da yer almaktadır. 

 

 

 

Genel hatlarıyla şantiye yazılımlarının faydalarından bahsedilmiş olsa da, detaya inmek her zaman önemlidir. Raporlama işleminin gerçekleştirilmesinde şantiye yazılımlarının aşağıdaki faydalarından bahsedilebilir:

 

- Raporu hazırlayan kişiye bağımlı olarak hareket etmezsiniz.

- Projede veya yapılan işlerde aksama var ise kolaylıkla tespit edebilirsiniz.

- Bütçe ve maliyet kontrollerini rahatça yapabilir ve yönetimini gerçekleştirebilirsiniz.

- Birbirinden bağımsız birimlerin ve işlemlerin takibini tek bir ekrandan takip edebilirsiniz.

- Verimlilik yönetimi gerçekleştirebilirsiniz.

- Personel takip işlemlerini kolaylaştırabilir ve izinli personel bilgisine kolayca ulaşabilirsiniz.

- Taşeronların takibini gerçekleştirebilir ve hak edişlerindeki hata payını en aza indirebilirsiniz.

- Tek bir sistem ile bütün projeye hâkim olabilir ve zamandan tasarruf edebilirsiniz.

Raporlama kültürünüzde iyileştirmeler yaparak ve doğru adımları izleyerek inşaat sektörünün sorunlarına kolayca çözüm bulabilirsiniz.  Böylece, adım adım verimliliğe ilerleyebilir ve büyümenin ilk adımlarının atabilirsiniz.

 

 

1) http://www.insaatim.com/index.php?pid=forum_detay&topik=777

2) http://www.aykutozdemir.com.tr/insaat/santiye-gunluk-defteri.html