Kaynaklar veya personelin yönetimi söz konusu olduğunda proje yöneticilerinin günlük olarak yapmaya çalıştıkları durum tetrise benzer ve neredeyse herkesin karşı karşıya olduğu bir proje yönetimi karmaşası mevcuttur. Arada ki en büyük fark bizler insanız.
Tetris oyununu bilmeyen yoktur. Yukarıdan düşen farklı geometrik kutular sıraları tamamlıyor ve hedeflediğiniz alanı temizliyorsunuz. Oyunda parçalar birbirini tamamlar ve karşımıza farklı şekillerde çıkarlar. Küçük kutuların düzgünce birbirlerine uyum sağlaması ile proje yönetiminde ki iş sıralarının temizlenmesi fikri hemen hemen birbirine çok benzemektedir.
Kaynaklar veya personelin yönetimi söz konusu olduğunda proje yöneticilerinin günlük olarak yapmaya çalıştıkları durum tetrise benzer ve neredeyse herkesin karşı karşıya olduğu bir proje yönetimi karmaşası mevcuttur. Arada ki en büyük fark bizler insanız.
Ekibinizin İnsan Olduğunu Unutmayın!
Proje yönetimi konusunda sadece projelere odaklanıyor ya da görevler bahşediyoruz. Yalnızca belirli işleri halletmeleri için insanları kullanmıyoruz. Projelerde sunulan zorlukları çözmelerini istiyoruz.
Sahneyi, Organize Kaynak Planlamasına Göre Ayarlayın
Projenin ilerleyen zamanlarında farklı becerilere ihtiyaç duyduğunuz anlarda ekibinizle kurduğunuz ilişkinin dengesi; takım yönetiminin zorluklarını aşmanız gerekliliğini içerir. Meşgul olup olmadıklarını, görevler üzerinde çalışıp çalışmadıklarını ve baskının dozunu ayarlamayı garanti etmeniz gerekir. Temel olarak projelerinizi ve ekip üyelerinizin bu projeler üzerinde geçirdikleri zamanı gözlemleyebilmek adına bir sistem oluşturmak istersiniz. Basit olarak görünebilir. Ancak, projede ki değişiklikler, ekip üyelerinin kendi hayatları, yeni iş ve yeni taleplerin akışı nedeniyle sürekli takip etmenizi zor bir hale getirebilir. Ama bu aşılamaz bir dağ değil nitekim uzun yıllardır Everest’de birçok insan zirve yaptı.
Daha küçük bir ekibi yönetiyorsanız, basit bir elektronik tablo (Excel, Numbers, vs.) size yardımcı olabilir. Bu konuda kullanabileceğiniz bazı argümanlar şöyle olabilir;
-
Projeler (Bütün her şeyi listeleyin, hatta faturalandırılamaz olanları veya projeye dahil olmayanları bile listeleyebilirsiniz. Fakat iş geliştirme aşaması kadar bir zamanı harcayabilirsiniz.)
-
İnsanlar (Birlikte çalıştığınız herkesi listeye ekleyin)
-
Tahmini Süre (Saatleri, günleri, haftaları… Vs. gözlemleyin. Zaman çizelgenize veya takvime bağlı olarak ekibinizde ki her bir kişinin verilen göreve ne kadar zaman harcayabileceğinin tahmin ederek yazın.)
Ekibin Becerileri ve Projeler Arasında Bağlantılar Bulun!
Projeler yalnızca karar verilemeyen ya da karar alınmayan anlarda yavaşlar. İşlerinizin gerçekten harikulade gittiği büyülü anlarda, ekibinizin bu hızı kaybetmemesini o kadar çok istersiniz ki! Böyle durumlarda yapmanız gereken tek bir şey vardır; onları nasıl motive etmeniz gerektiğini anlamanız. Örneğin şarap üzerine bir web sitesi tasarımı işi aldınız ve ekibinizde şarap tatma turlarına koşturarak giden bir üyeniz var, bu site tasarımını ona vermeniz akıllıca bir seçenek olabilir. Ama unutmamanız gereken nokta; şarap seven birinin şarap üzerine bir siteyi iyi şekilde tasarlayabileceği onun yeteneği ile doğru orantılı olacaktır.
TL; DR
Proje yönetmek oldukça zor bir iş olabilir. Ancak kimin ne zaman, nerede ve nasıl çalıştığı konusunu sorgulayan kişi olmak daha da zor olabilir. Bununla birlikte yazıda anlatılan temel bilgileri takip etmiyorsanız, projenizin son tarihe kadar uzamasını ve büyük sorunlarla baş edilen projeleri tamamlamayı daha da zor bulacaksınız. Aşağıda özet olarak geçtiğimiz önerilere göz atmak sizin için iyi olabilir;
-
Bütün ekibi, projeleri ve zamanı kapsayan basit bir elektronik tablo (Excel, Numbers, vs.) oluşturun.
-
Bu verilerin proje içeriğinize göre neleri kapsadığını, zaman çizelgenize göre neler yapılacağını barındırmalıdır. Bunu en az iki kez kontrol ettiğinizden emin olun.
-
Hatta şu an orada bulunan verilerinizden birini kontrol etmek isteyebilirsiniz.
-
-
Bu süreçte mutlaka kontrol edemeyeceğiniz bir takım faktörleri hesaba kattığınızdan emin olmalısınız. Örnek olarak; ilgi alanları, yetenekler, proje programındaki değişiklikler, tatiller, izinler vs.
-
Son olarak insan olduğunuzu ve sadece onlarla ilişkide olduğunuzu unutmayın.
