Dijital dünyanın yenilikleri e-dönüşümü, dolayısıyla birçok kolaylığı ve daha hızlı gerçekleştirilen iş faaliyetlerini de beraberinde getirmektedir.
E-Dönüşüm nedir?
Digitalin ve İnternet’in etkisiyle, gerçekleşen kalıcı değişimleri ifade eden olgu şeklinde tabir edilebilir. 2000’li yıllarda ortaya çıkmış ve dijital teknolojilerin örgütler üzerindeki etkisinin kavramsallaştırılması için ortaya çıkmıştır. Teknolojiye ve digitale ayak uydurma süreci olarak da görülebilir. Bugün, birçok kurumsal firma kendi kimliklerini dijitalde de aktif bir hâle getirmeye başlamış hatta bazıları bu süreci, çok daha önceleri gerçekleştirmeye başlamıştır.
KOBİ’ler yani küçük ölçekli işletmelerse bu süreci daha geriden izleyen fakat günümüzde hızlı bir şekilde e-dönüşüm faaliyetlerine ayak uyduran firmalardır. Elektronik sistemlerin kolaylıklarından yararlanarak daha verimli birer işletme haline gelmek için e-dönüşüm süreci bir zorunluluk halini aldı denilirse, yanlış olmayacaktır. Aslında, işletme faaliyetlerinin (başta pazarlama olmak üzere) dijital dünyaya (internet dünyasına) taşınması olarak düşünülebilir. Devletin de bu politikaları benimsemesi, bu süreci hızlandırmış ve gerekli kılmıştır. E-imza, e-devlet, e-fatura, e-bilet ve benzeri birçok kavram e-dönüşüm süreciyle birlikte işletmelerin dünyasında yer edinmeye başlamıştır.
E-Fatura: Fatura basım, yazım veya gönderim gibi işlemlerin artık tamamıyla elektronik ortamdan yürütülmesini konu alır. Firmalar, e-fatura sayesinde daha hızlı bir şekilde iş süreçlerini yönetmekte ve dijital ortam üzerinden işlemlerini kolaylıkla gerçekleştirebilmektedir.
E-İmza: Devletin getirdiği uygulamaların da etkisiyle, e-imza artık yaygın bir kullanım halini almıştır. Islak imza yerine geçmektedir. E-imza sürecinde, ilgili kişinin kimlik bilgilerinin doğrulanması gerekir. Doğrulama işleminden sonra, belgeyi o kişinin gönderdiği doğrulanır.
E-Devlet: E-devlet, kamu kurumlarıyla ilgili işlemlerin ve belgelerin hızlıca halledilmesini sağlayan sistemdir. Bugün, birçok kurumun web sitesinden (bankalar dahil) e-devlet girişi sağlayarak işlemlerinizi hızlıca halledebiliyorsunuz.
E-Arşiv: Bilgilerin elektronik bir ortamda saklanması sağlanarak o bilgilerin ihtiyaç duyulduğunda daha hızlı bir şekilde veri bankasından alınması sağlanmaktadır. Çeşitli yedeklemelerle verilerin kaybının da önüne geçilebilir. E-fatura gibi sistemin içerisinde bir fatura türü olarak adlandırıldığı olmaktadır. Bir tarafın sisteme kayıtlı, bir tarafın da e-fatura sistemine kayıtlı olmadığı durumlarda kullanılan e-fatura türü olarak da biliniyor.
E-Defter: Muhasebe süreçlernin işleyişini kolaylaştırmak için yevmiye defteri-defter-i kebir gibi defterlerin dijital ortama taşınmasıdır. Zaman damgası hazır olarak bulunduğu ve elektronik ortamda bulunduğu için noter onayı da gerektirmez. Arşiv sıkıntısı da böylece ortadan kalkmaktadır.
E-İrsaliye: Henüz yeni bir teknoloji olmasıyla birlikte, yavaştan yüzünü göstermektedir. İrsaliyelerin de artık dijital ortamda hazırlanıp gönderilebilmesi mümkün olmaya başlayacaktır.
E-Dönüşüm Nasıl Yapılır?
Dijital dönüşümün gerçekleştirilebilmesi için kurumunuzda bulunan yazılımların bu süreç için hazırlanmış olması veya bu sürecin gerekliliklerini destekliyor olması gerekir. İlgili departmanların, iş ağlarının ve mobil destekli cihazların ve kullanıcı deneyimine dair beceriler gibi birçok faktörün ele alınması gereklidir. Teknoloji platformunuzun buna göre dizaynı ve güncelleştirmesi sağlanarak, e-dönüşüm sürecine başlanır. Başlangıç olarak temel düzeyde bir e-dönüşüm başlatılabileceği gibi zamanla bu entegresyonu arttırabilirsiniz. Başlangıç olarak elbette, hangi seviyede olduğunuzun anlaşılması önemlidir. Seviyenin belirlenmesinin ardından dijital dönüşüm süreci başlayacaktır. İhtiyaçlar ve bu ihtiyaçların gereklilikleri belirlenerek bir sonraki adım olan uygulamaya geçilebilir.
