İyi Bir Rapor Hazırlamanın 10 İpucu

Yapılan iş her ne olursa olsun, o işin yapılışıyla ilgili tüm detayların ince ve ayrıntılı bir şekilde ele alınması gerekir.

Yapılan iş her ne olursa olsun, o işin yapılışıyla ilgili tüm detayların ince ve ayrıntılı bir şekilde ele alınması gerekir. Çeşitli hesaplamalar, dökümler veya günlük faaliyetler takip altında tutularak, işin ilerleyişiyle ilgili bilgi edinildiği gibi yapılan işin eksiksiz bir şekilde tamamlanması da sağlanır. İşte, raporlamaya dair ihtiyaç tam bu noktada devreye giriyor. Raporlama dediğimiz kavram, aslında tüm bu süreçleri kayıt altına almayı sağlayan ve en ince ayrıntısına kadar not edip takip etmememizi sağlayan bir dokümantasyon sistemidir. İnşaat projelerdeki yeri nedir?

İnşaat projelerinde raporlama, oldukça kritik bir öneme sahiptir. Çünkü her biri birbirinden bağımsız gibi gözüken fakat birbirini etkileyen birçok işin takibinin yapılması gerekir. Hatta bu sebeple inşaat sektörünün ayrılmaz bir parçası olarak raporlama kültürü ile karşılaşabilmekteyiz. Gereksiz malzeme kullanımından tutun ki taşeron maliyetlerine kadar birçok sürecin yönetimini kolaylaştırmak raporlama ile daha kolay bir hâle gelmiştir.

Raporlama kültürünün bir getirisi olarak inşaat sahalarında –şantiyelerde- günlük raporlar hazırlanır. Bu raporlar, sözleşmelere ve hukuki ihtilaf durumlarına karşılık belgelendirilmiş saha notlarıdır. Raporlamanın faydaları şüphesiz tartışılmaz, ancak bu faydaları sağlayacak olan şeyse raporlamanın iyi bir şekilde hazırlanmış olmasıdır. İyi bir raporlamanın 10 ipucu için şu adımları izleyebilirsiniz:

 

1. Doğru Raporlama Aracını Bulmak

Raporlama aşamalarında size yardımcı olacak araçlar önem arz eder. Yapacağınız hesaplamaların, alacağınız notların eksiksiz bir şekilde tamamlanması beklenir. Ne tür bilgilere ihtiyaç duyduğunuzu belirlemeli ve bu bilgilere ulaşma konusunda iyi bir raporlama aracı seçmelisiniz. Bunun için dijital dünyanın size sunduklarını kabul edebilirsiniz.

Mesela projenizde hangi tarafı takip etmekte zorlanıyorsunuz veya kişiselleştirilmiş raporlar işinizi mi güçleştiriyor? İşte, bu gibi sorunları aşabilecek araçları kullanmak sizin doğru raporlama yapmak için ilk adımı atmanıza yardımcı olacaktır. İşinize özel yazılımlar bu araçların arasında yerini edinebilir.

       2. Otomatikleştirilmiş Sistemler

Günlük şantiye raporları oluşturabilmek, inşaat ilerlemesini takip edebilmek için oldukça kolaylaştırıcı bir etkiye sahiptir. Günlük raporlamalar, takip işlemlerini kolaylaştırmaktadır fakat raporun kendisini oluşturmak için zaman istemektedir. Ayrıca, manuel raporlar oluşturmak zaman almasının yanı sıra yorucu olacaktır. Bununla birlikte, otomatikleştirilmiş bir sistem raporları için daha verimli olacaktır. Eğer, bir inşaat –şantiye- yazılımına ihtiyaç duyarsanız bu sistem işinizi fazlasıyla kolaylaştıracaktır.

      3. Geciken İşleri Tespit Etmek

Geciken işleri tespit etmek ve bu işlerin raporlarda eksiksiz bir şekilde belirtilmesi, projenin ilerleyişinde kritik rol oynamaktadır. Geciken işler, projelerdeki aksamaların en büyük sebeplerinden bir tanesidir. Eğer bir iş aksıyorsa, arka planda bunun sebebini bulup çözmek, proje ilerleyişine de katkıda bulunacaktır.

     4. Malzeme Takibi Gerçekleştirmek

İnşaat alanına giren malzemelerin girişlerini ve çıkışlarını kontrol etmek ve hatta tedarikçilerle olan işbirliklerini takip edip belgelemek, iyi bir rapor hazırlamanın bir diğer adımıdır.

     5. Maliyetlerin Doğru Hesaplanması

Maliyetlerin doğru bir şekilde hesaplanması, sözleşmede belirtilen bütçenin dışına çıkılıp çıkılmadığını veya gereğinden fazla/eksik malzeme kullanılıp kullanılmadığını tespit etmek için gerekli adımlardan bir tanesidir.

     6. Taşeron Hizmetlerin Takibi

Taşere edilen işlerin takibini gerçekleştirerek projenin ilerleyişini kontrol altında tutabilir ve bir önceki adımlarda olduğu gibi projelerdeki aksamaları kontrol altına alabilirsiniz.

     7. İletişim Problemlerine Odaklanmak

İletişim problemlerine odaklanarak bilgiye ulaşmayı, en önemlisi doğru bilgiyi edinmeyi kolaylaştırabilirsiniz. Bu sayede inşaat projesinin hazırlanan plana uygun olarak ilerleyip ilerlemediğini tespit edebilirsiniz.

    8. Ekip ile Koordine Hareket Etmek

Sahada çalışan kişilerle ve personelle koordine bir şekilde hareket etmek iyi bir raporlama için kritik bir öneme sahiptir. Çünkü onlarla yapılacak olan bilgi-alışverişi hem raporlamayı hem de proje yönetimini kolaylaştıracaktır.

    9. Raporları Fotoğraflar ile Desteklemek

Her şeyin belgelenebilir olması önemlidir. Görülen hataları veya eksiklikleri fotoğraflayarak proje ilerleyişinin takibini daha kolay bir şekilde gerçekleştirebilirsiniz.

   10. Verilere Kolay Ulaşılabilirlik

Sadece siz değil, raporun sunulacağı kişilerin veya yöneticilerin de hazırladığınız rapordaki bilgilere kolay ulaşabilir olması önemlidir. Son adımı da tamamladı iseniz raporunuz amacına ulaşmış demektir. Bir şantiye takip yazılımı ile verilere ulaşılabilirliği sağlayabilirsiniz.

 

1. Bilgi edinilen kaynak: https://geniebelt.com/blog/top-10-tips-for-construction-site-visits